Sposób użycia budynku na prawdę bardzo często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Pojawiają się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przemyśleć nie tylko obowiązujące potrzeby, lecz też te elementy, które mogą mieć znaczenie w kolejnych latach.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu zależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń oraz możliwości stworzenia późniejszych przemian. Zbyt dokładne planowanie pod dzisiejsze wyposażenie również może być problemem, jeśli założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba zatem wyszukać rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki zmian bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.
Na decyzje projektowe wpływa także rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Każde z takowych rozwiązań ma własne ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, sposobność ich późniejszego rozdzielenia oraz warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie zawsze wystarcza. Trzeba jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce problemy pojawiają się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wówczas niezbędne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnorakich instalacji ma znaczenie już w trakcie tworzenia dokumentacji.
Ważną kwestią jest też implementację instalacji do charakteru wnętrz. W przestrzeni biurowej istotne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się konwersję aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Dotyczy to też instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, ażeby punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, niemniej jednak również był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wtedy można ocenić, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.
Na końcowy kształt dokumentacji wpływają również informacje pojawiające się w trakcie realizacji. Projekt może zakładać określony przebieg trasy, ale wykonanie natrafia na element konstrukcyjny, konwersję wysokości zabudowy albo inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich wypadkach zmiana jest zdarza się, że konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmodyfikować jego długość, miejsce zakończenia lub sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie dosłownie niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, aby po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń oraz rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.
Zobacz także: projektant systemów ppoż.