Nie prawie każde nagranie nadaje się do bezpośredniego zastosowania bez wcześniejszego uporządkowania treści. W praktyce szybko okazuje się, że dźwięk, szczególnie dłuższy i wielowątkowy, wymaga przekształcenia w formę tekstową, która daje możliwość na wygodne operowanie informacją. Taki zapis ułatwia analizę, porównywanie fragmentów oraz wracanie do konkretnych wypowiedzi bez konieczności wielokrotnego odsłuchiwania całości.
Z doświadczenia wynika, że już na etapie pierwszego odsłuchu widać różnice w jakości materiału, co w przyszłości wpływa na sposób jego opracowania i poziom szczegółowości zapisu.
W tym kontekście transkrypcje nagrań są traktowane jako proces wymagający nie tylko i wyłącznie wiernego odwzorowania słów, niemniej jednak również uporządkowania struktury wypowiedzi. W praktyce pojawiają się sytuacje, w których rozmowy są przerywane, nakładają się na siebie albo zawierają dłuższe pauzy, co utrudnia zachowanie naturalnej ciągłości tekstu. W takich wypadkach konieczne jest podjęcie decyzji, jak oddać przebieg rozmowy w sposób czytelny, a jednocześnie zgodny z oryginałem. Na prawdę bardzo często zwraca się uwagę na to, że różnorodne rodzaje nagrań wymagają odmiennego podejścia, ponieważ inaczej opracowuje się wywiad, a całkiem inaczej rozmowę kilku osób prowadzoną w mniej uporządkowanych ustaleniach.
W bardziej formalnych sytuacjach pojawia się transkrypcja do sądu, gdzie wyjątkową wagę przywiązuje się do dokładności i zgodności z realnym przebiegiem wypowiedzi. W praktyce znaczy to konieczność zapisu bez pomijania istotnych elementów, nawet jeżeli już w zwyczajnym języku mogłyby one zostać uznane za nieistotne. Ważne staje się także zachowanie kolejności wypowiedzi oraz oznaczenie osób biorących udział w rozmowie, co umożliwia odtworzyć pełny kontekst zdarzenia (zobacz również: transkrypcje cennik). Nierzadko materiał jest niełatwy technicznie, przykładowo przez hałas tła lub niewyraźną dykcję, co przy tym wpływa na czas i sposób opracowania tekstu.
W szerszym ujęciu stenogram jest formą zapisu, która porządkuje wypowiedzi w sposób możliwie wierny, niemniej jednak równocześnie czytelny dla odbiorcy. W praktyce jego przygotowanie wymaga skupienia na szczegółach językowych, ponieważ wręcz niewielkie różnice w zapisie mogą przerabiać sens wypowiedzi. Często obserwuje się, że dopiero po przekształceniu nagrania w tekst możliwe staje się kompletne zrozumienie przebiegu rozmowy, zwłaszcza gdy zawiera ona wiele wątków albo odniesień do wcześniejszych wypowiedzi. Dzięki temu materiał audio zyskuje formę, która daje możliwość na dalszą analizę bez konieczności odtwarzania go w całości.
Sprawdź również informacje na stronie: stenogram.